Wann muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Was ist die Gefährdungsbeurteilung und warum ist sie so wichtig?

Die Gefährdungsbeurteilung bildet das Fundament des betrieblichen Arbeitsschutzes in Deutschland. Sie ist in § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verankert und verpflichtet jeden Arbeitgeber – unabhängig von Betriebsgröße oder Branche – dazu, die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen systematisch zu ermitteln, zu bewerten und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Dabei handelt es sich nicht um eine einmalige Pflichtübung, sondern um einen fortlaufenden Prozess, der den tatsächlichen Gegebenheiten im Betrieb entsprechen muss.

Die Gefährdungsbeurteilung umfasst alle Arten von Gefährdungen: mechanische, elektrische, chemische, biologische, physikalische und psychische Belastungen. Gemäß § 6 ArbSchG muss das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient als Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden und ist im Falle eines Arbeitsunfalls von entscheidender Bedeutung für die Haftungsfrage.

Entscheidend ist: Die Gefährdungsbeurteilung muss stets den aktuellen Stand der Arbeitsbedingungen widerspiegeln. Sobald sich wesentliche Faktoren ändern, muss sie überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Doch wann genau ist dieser Zeitpunkt gekommen? Im Folgenden erfahren Sie alle relevanten Anlässe im Detail.

Die wichtigsten Anlässe für eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung

Das Arbeitsschutzgesetz schreibt in § 3 Abs. 1 ArbSchG vor, dass der Arbeitgeber die Maßnahmen des Arbeitsschutzes auf ihre Wirksamkeit überprüfen und erforderlichenfalls an sich ändernde Gegebenheiten anpassen muss. Daraus ergeben sich konkrete Anlässe, bei denen eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung zwingend erforderlich ist. Diese Anlässe lassen sich in anlassbezogene und regelmäßige Überprüfungen unterteilen.

Anlassbezogene Aktualisierung

Bei einer anlassbezogenen Aktualisierung liegt ein konkretes Ereignis oder eine Veränderung vor, die eine erneute Betrachtung der Gefährdungslage notwendig macht. Die folgenden Auslöser sind in der Praxis besonders relevant und werden von Aufsichtsbehörden wie den Berufsgenossenschaften und den staatlichen Ämtern für Arbeitsschutz regelmäßig überprüft.

1. Änderung der Arbeitsbedingungen

Der häufigste Anlass für eine Aktualisierung ist die Veränderung der Arbeitsbedingungen. Dazu gehört die Anschaffung neuer Maschinen und Anlagen ebenso wie die Einführung neuer Arbeitsverfahren oder die Umgestaltung von Arbeitsplätzen. Auch wenn Sie neue Arbeitsstoffe – etwa Reinigungsmittel, Klebstoffe oder Lösungsmittel – einsetzen, muss die Gefährdungsbeurteilung überprüft werden. Gemäß § 7 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) ist vor Aufnahme der Tätigkeit mit Gefahrstoffen eine spezifische Gefährdungsbeurteilung durchzuführen.

Praxisbeispiel: Ein Berliner Handwerksbetrieb stellt seine Produktion von manueller auf teilautomatisierte Fertigung um. Neue CNC-Maschinen werden installiert, die Arbeitsplatzanordnung ändert sich, und die Beschäftigten haben mit anderen Gefährdungen zu rechnen als zuvor – etwa Quetschgefahren, Lärm oder Emissionen. In diesem Fall muss die gesamte Gefährdungsbeurteilung für die betroffenen Arbeitsplätze neu erstellt werden.

2. Nach Arbeitsunfällen und Beinahe-Unfällen

Ein Arbeitsunfall ist immer ein deutliches Signal, dass die bestehenden Schutzmaßnahmen möglicherweise nicht ausreichend sind. Nach jedem meldepflichtigen Arbeitsunfall – also einem Unfall, der zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen führt (§ 193 SGB VII) – sollte die Gefährdungsbeurteilung für den betroffenen Arbeitsbereich überprüft werden. Gleiches gilt für schwere Beinahe-Unfälle, die zwar glimpflich ausgegangen sind, aber auf eine Gefährdungslücke hinweisen.

3. Neue Erkenntnisse aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge

Ergibt die arbeitsmedizinische Vorsorge nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) Hinweise darauf, dass bestehende Schutzmaßnahmen nicht ausreichen, muss der Arbeitgeber die Gefährdungsbeurteilung überprüfen. Dies ist ausdrücklich in § 6 Abs. 4 ArbMedVV geregelt. Beispiele hierfür sind erhöhte Lärmschwerhörigkeit bei mehreren Beschäftigten eines Bereichs oder gehäufte Hauterkrankungen durch den Umgang mit bestimmten Arbeitsstoffen.

4. Änderung der Rechtsvorschriften

Das Arbeitsschutzrecht ist dynamisch. Neue Verordnungen, aktualisierte Technische Regeln (TRBS, TRGS, ASR) oder geänderte DGUV-Vorschriften können dazu führen, dass bestehende Gefährdungsbeurteilungen nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen. So hat beispielsweise die Neufassung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) 2016 erweiterte Anforderungen an die Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich psychischer Belastungen und Telearbeitsplätzen mit sich gebracht.

5. Mutterschutz und besondere Personengruppen

Ein besonders wichtiger Anlass ist die Mitteilung einer Schwangerschaft. Nach § 10 des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) muss der Arbeitgeber – unabhängig davon, ob Frauen im Betrieb beschäftigt sind – eine anlassunabhängige Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich mutterschutzrelevanter Gefährdungen vorhalten. Sobald eine Schwangerschaft mitgeteilt wird, muss eine individuelle, anlassbezogene Beurteilung erfolgen und die erforderlichen Schutzmaßnahmen unverzüglich umgesetzt werden. Gleiches gilt für stillende Mütter.

Darüber hinaus müssen Gefährdungsbeurteilungen angepasst werden, wenn Jugendliche (nach Jugendarbeitsschutzgesetz – JArbSchG), Menschen mit Behinderungen oder Leiharbeitnehmer im Betrieb eingesetzt werden, da für diese Personengruppen besondere Schutzanforderungen gelten.

Regelmäßige Überprüfung – auch ohne konkreten Anlass

Neben den anlassbezogenen Aktualisierungen empfehlen die Berufsgenossenschaften und staatlichen Arbeitsschutzbehörden eine regelmäßige Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung – auch wenn kein konkreter Anlass vorliegt. Denn selbst in scheinbar stabilen Betriebsumgebungen können sich schleichende Veränderungen ergeben: Verschleiß an Maschinen, veränderte Arbeitsgewohnheiten oder eine allmähliche Zunahme psychischer Belastungen.

Einen festen gesetzlichen Turnus gibt es nicht, allerdings haben sich in der Praxis branchenabhängige Überprüfungsintervalle etabliert.

Branche / Bereich	Empfohlenes Intervall	Besonderheiten
Büro und Verwaltung	Alle 2–3 Jahre	Psychische Belastungen regelmäßig prüfen
Handwerk und Produktion	Jährlich	Höheres Unfallrisiko, häufige Maschinenwechsel
Baustellen	Vor jeder neuen Bauphase	Dynamische Gefährdungslage, SiGeKo einbinden
Gesundheitswesen	Jährlich	Biologische Gefährdungen, Infektionsschutz
Gefahrstoffbetriebe	Jährlich oder bei Stoffwechsel	Substitutionsprüfung nach GefStoffV beachten
Gastronomie und Einzelhandel	Alle 1–2 Jahre	Hohe Personalfluktuation, saisonale Änderungen

Der Prozess der Aktualisierung – Schritt für Schritt

Eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung folgt grundsätzlich dem gleichen systematischen Prozess wie die Erstbeurteilung. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Sie auf die bestehende Dokumentation aufbauen und gezielt die veränderten Bereiche untersuchen. Der folgende Ablauf hat sich in der Praxis bewährt.

Wirksamkeitskontrolle – der oft vergessene Schritt

Die Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung ist nicht abgeschlossen, wenn neue Maßnahmen festgelegt wurden. Gemäß § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG muss der Arbeitgeber die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen überprüfen. Das bedeutet: Nach der Umsetzung neuer Schutzmaßnahmen müssen Sie kontrollieren, ob diese tatsächlich greifen und die Gefährdung wie geplant reduziert wurde.

Die Wirksamkeitskontrolle kann durch erneute Begehungen, Messungen (z. B. Lärmpegel, Gefahrstoffkonzentrationen), Befragungen der Beschäftigten oder die Auswertung von Unfall- und Krankheitsstatistiken erfolgen. Das Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle ist ebenfalls zu dokumentieren. Stellt sich heraus, dass die Maßnahmen nicht ausreichend wirken, beginnt der Kreislauf von Neuem.

Konsequenzen bei fehlender oder veralteter Gefährdungsbeurteilung

Die Nichtbeachtung der Pflicht zur Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung kann erhebliche Konsequenzen haben. Das Arbeitsschutzgesetz und die DGUV-Vorschriften sehen empfindliche Sanktionen vor. Darüber hinaus kann eine veraltete Gefährdungsbeurteilung im Schadensfall weitreichende zivilrechtliche und strafrechtliche Folgen haben.

Neben den direkten Bußgeldern drohen bei Arbeitsunfällen, die auf eine mangelhafte Gefährdungsbeurteilung zurückzuführen sind, Regressforderungen der Berufsgenossenschaft. Diese kann den Arbeitgeber nach § 110 SGB VII in Regress nehmen, wenn der Unfall durch grob fahrlässiges Verhalten – etwa das Unterlassen einer gebotenen Aktualisierung – verursacht wurde. Die finanziellen Folgen können in solchen Fällen die Bußgelder um ein Vielfaches übersteigen.

Besondere Anforderungen je nach Verordnung

Je nach Art der Tätigkeit und den eingesetzten Arbeitsmitteln gelten zusätzliche spezifische Anforderungen an die Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung. Die wichtigsten Sonderregelungen haben wir im Folgenden zusammengefasst.

Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)

Nach § 3 BetrSichV muss die Gefährdungsbeurteilung vor der erstmaligen Verwendung von Arbeitsmitteln durchgeführt werden. Sie ist regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen – insbesondere vor jeder Änderung der Verwendungsbedingungen, nach Unfällen und bei Feststellung sicherheitstechnischer Mängel im Rahmen von Prüfungen. Besonders wichtig ist dies für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge, Druckbehälter oder Anlagen in explosionsgefährdeten Bereichen.

Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)

Die Gefährdungsbeurteilung nach § 6 GefStoffV muss aktualisiert werden, wenn neue Gefahrstoffe eingeführt werden, sich Sicherheitsdatenblätter ändern, neue Arbeitsplatzgrenzwerte veröffentlicht werden oder Substitutionsmöglichkeiten bekannt werden. Die Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS), insbesondere TRGS 400, geben detaillierte Hinweise zur Durchführung und Aktualisierung.

Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)

Bei Änderungen an der Arbeitsstätte – etwa Umbauten, veränderte Nutzung von Räumen, Einführung von Telearbeitsplätzen oder Veränderungen der Beleuchtung, Belüftung oder Raumtemperatur – muss die Gefährdungsbeurteilung nach § 3 ArbStättV angepasst werden. Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) konkretisieren die Anforderungen.

Mutterschutzgesetz (MuSchG)

Wie bereits erwähnt, fordert § 10 MuSchG eine anlassunabhängige Beurteilung aller Arbeitsplätze hinsichtlich mutterschutzrelevanter Gefährdungen. Diese muss unabhängig davon vorliegen, ob aktuell schwangere oder stillende Frauen beschäftigt sind. Bei Bekanntwerden einer Schwangerschaft muss innerhalb kürzester Zeit eine individuelle Beurteilung erfolgen und die Arbeitsbedingungen gegebenenfalls sofort angepasst werden.

Psychische Belastungen – ein häufig unterschätzter Aktualisierungsanlass

Seit der Klarstellung im Arbeitsschutzgesetz durch die Ergänzung des § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG im Jahr 2013 gehört die Beurteilung psychischer Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich zur Gefährdungsbeurteilung. In der Praxis wird dieser Aspekt jedoch häufig vernachlässigt – oder einmalig erhoben und dann nicht mehr aktualisiert.

Psychische Belastungen verändern sich jedoch häufig: Umstrukturierungen, Personalabbau, Einführung neuer Software, Verlagerung ins Homeoffice, steigende Arbeitsverdichtung oder Konflikte im Team können die psychische Belastungssituation erheblich verändern. Spätestens bei solchen Veränderungen muss auch die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen aktualisiert werden.

Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) empfiehlt, die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen alle zwei bis drei Jahre zu überprüfen – auch ohne konkreten Anlass. Instrumente hierfür sind standardisierte Mitarbeiterbefragungen, moderierte Workshops, Arbeitsplatzbeobachtungen oder Interviews.

Rolle der Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) bei der Aktualisierung

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit spielt bei der Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung eine zentrale Rolle. Nach § 6 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) hat die SiFa die Aufgabe, den Arbeitgeber beim Arbeitsschutz zu beraten und zu unterstützen – und dazu gehört ausdrücklich die Gefährdungsbeurteilung. Die SiFa bringt das nötige Fachwissen mit, um Gefährdungen systematisch zu ermitteln, zu bewerten und geeignete Maßnahmen vorzuschlagen.

In der Praxis übernimmt die SiFa häufig die federführende Erstellung und Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung in enger Abstimmung mit dem Arbeitgeber, dem Betriebsarzt und den Führungskräften. Sie achtet darauf, dass alle relevanten Anlässe erkannt werden, die Dokumentation vollständig ist und die Wirksamkeitskontrolle durchgeführt wird.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die keine eigene SiFa beschäftigen, ist die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister sinnvoll. ARBY Arbeitssicherheit Buley bietet als Fachkraft für Arbeitssicherheit eine umfassende SiFa-Betreuung an, die auch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Gefährdungsbeurteilungen einschließt.

Dokumentation richtig führen – Tipps für die Praxis

Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ist nicht nur gesetzliche Pflicht nach § 6 ArbSchG, sondern auch Ihr wichtigstes Beweismittel im Fall einer behördlichen Überprüfung oder eines Arbeitsunfalls. Bei der Aktualisierung sollten Sie besonders auf folgende Punkte achten:

Erstens: Dokumentieren Sie den Anlass der Aktualisierung. Halten Sie fest, warum die Überprüfung durchgeführt wurde – sei es ein Arbeitsunfall, eine neue Maschine oder eine Rechtsänderung. Zweitens: Versionieren Sie Ihre Dokumente. Bewahren Sie ältere Versionen der Gefährdungsbeurteilung auf und kennzeichnen Sie die aktuelle Version mit Datum und Versionsnummer. Drittens: Dokumentieren Sie auch „Null-Ergebnisse“. Wenn eine Überprüfung ergibt, dass keine Änderung erforderlich ist, halten Sie dies ebenfalls schriftlich fest. Viertens: Legen Sie Verantwortlichkeiten und Fristen für die Umsetzung von Maßnahmen klar fest und dokumentieren Sie deren Erledigung.

Zusammenfassung: Wann muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein lebendiges Dokument, das den aktuellen Stand der Arbeitsbedingungen widerspiegeln muss. Eine Aktualisierung ist zwingend erforderlich bei Änderungen der Arbeitsbedingungen, nach Arbeitsunfällen, bei neuen Erkenntnissen aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge, bei Rechtsänderungen, bei Veränderungen der Belegschaft (Schwangere, Jugendliche, Leiharbeitnehmer) und nach Feststellung unwirksamer Schutzmaßnahmen. Darüber hinaus sollte eine regelmäßige Überprüfung – je nach Branche jährlich bis alle drei Jahre – als fester Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes etabliert sein.

Die konsequente Pflege der Gefährdungsbeurteilung schützt nicht nur Ihre Beschäftigten, sondern auch Sie als Arbeitgeber vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen. Nutzen Sie die Expertise einer erfahrenen Fachkraft für Arbeitssicherheit, um diesen Prozess professionell und effizient zu gestalten.