Aufbau und Mustervorlage

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung und warum brauchen Sie eine?

Die Gefährdungsbeurteilung ist das Herzstück des betrieblichen Arbeitsschutzes. Sie beschreibt systematisch alle Gefährdungen, denen Beschäftigte an ihrem Arbeitsplatz ausgesetzt sind, und legt fest, welche Schutzmaßnahmen ergriffen werden müssen. Gesetzlich verankert ist diese Pflicht in § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Jeder Arbeitgeber muss die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen ermitteln und beurteilen. Die Dokumentation dieser Beurteilung ist gemäß § 6 ArbSchG zwingend vorgeschrieben – unabhängig von der Betriebsgröße, sobald mindestens ein Beschäftigter vorhanden ist.

Viele Arbeitgeber unterschätzen die Bedeutung einer sorgfältig aufgebauten Gefährdungsbeurteilung. Dabei ist sie nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wertvolles Instrument zur Unfallprävention, zur Reduzierung von Ausfallzeiten und zur Vermeidung von Bußgeldern. Bei Betriebsprüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder die zuständige Arbeitsschutzbehörde wird die Gefährdungsbeurteilung als erstes Dokument angefordert. Fehlt sie oder ist sie mangelhaft, drohen empfindliche Konsequenzen.

Darüber hinaus fordern zahlreiche Spezialverordnungen eigene Gefährdungsbeurteilungen – etwa die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und die Lastenhandhabungsverordnung (LasthandhabV). Der korrekte Aufbau entscheidet darüber, ob Ihre Dokumentation einer behördlichen Prüfung standhält.

Der Aufbau einer Gefährdungsbeurteilung – die 7 Schritte

Eine vollständige Gefährdungsbeurteilung folgt einem klar definierten Prozess, der in sieben Schritte unterteilt ist. Dieser Ablauf basiert auf den Empfehlungen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) und den Leitlinien der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA). Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf und muss dokumentiert werden.

Welche Gefährdungsfaktoren müssen erfasst werden?

Die GDA hat einen verbindlichen Katalog von Gefährdungsfaktoren definiert, der als Grundlage für jede Gefährdungsbeurteilung dient. Diese Faktoren decken sämtliche Bereiche ab, in denen Beschäftigte Risiken ausgesetzt sein können. Sie sollten bei der Erstellung Ihrer Gefährdungsbeurteilung systematisch alle relevanten Kategorien durchgehen, um keine Gefährdung zu übersehen.

Seit der Novellierung des ArbSchG im Jahr 2013 ist die psychische Gefährdungsbeurteilung ausdrücklich in § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG aufgenommen. Viele Betriebe vernachlässigen diesen Aspekt noch immer – bei Prüfungen wird er jedoch gezielt abgefragt. Die Ermittlung psychischer Belastungen kann beispielsweise über standardisierte Mitarbeiterbefragungen, Workshops oder Beobachtungsinterviews erfolgen.

Mustervorlage: So sieht eine korrekte Gefährdungsbeurteilung aus

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wesentlichen Bestandteile einer Mustervorlage für die Gefährdungsbeurteilung. Diese Vorlage orientiert sich an den Vorgaben der GDA und lässt sich auf nahezu jeden Betrieb anpassen. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und die Dokumentation nachvollziehbar bleibt.

Kopfdaten und allgemeine Angaben

Jede Gefährdungsbeurteilung beginnt mit einem Deckblatt oder Kopfbereich, der die grundlegenden Informationen zum Betrieb und zum beurteilten Bereich enthält. Diese Angaben sind für die eindeutige Zuordnung und Nachvollziehbarkeit unerlässlich.

Pflichtangabe	Beschreibung	Beispiel
Unternehmen	Name und Anschrift des Betriebs	Musterfirma GmbH, Musterstr. 1, 13403 Berlin
Arbeitsbereich/Tätigkeit	Genau bezeichneter Bereich oder Tätigkeitsgruppe	Büroarbeitsplätze Verwaltung, 2. OG
Erstellt durch	Name und Funktion des Erstellers	Rico Langbein, Fachkraft für Arbeitssicherheit
Erstellungsdatum	Datum der Erstbeurteilung	15.01.2025
Letzte Aktualisierung	Datum der letzten Überprüfung/Fortschreibung	15.01.2025
Nächste Überprüfung	Geplanter Termin der nächsten Revision	15.01.2026
Beteiligte Personen	Betriebsarzt, Betriebsrat, Führungskräfte	Dr. Müller (BA), Herr Schmidt (BR)

Hauptteil: Gefährdungsermittlung und Risikobewertung

Der Hauptteil der Gefährdungsbeurteilung bildet das Kernstück der Dokumentation. Hier werden die ermittelten Gefährdungen systematisch aufgelistet, bewertet und den festgelegten Schutzmaßnahmen zugeordnet. Eine bewährte Darstellungsform ist die tabellarische Aufbereitung, die alle relevanten Informationen auf einen Blick zeigt.

Für die Risikobewertung hat sich die Verwendung einer Risikomatrix bewährt. Dabei wird die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Schadens (gering, mittel, hoch) mit der zu erwartenden Schadenschwere (gering, mittel, schwer, tödlich) kombiniert. Das Ergebnis ist eine Risikokennzahl, die die Dringlichkeit der Maßnahmen bestimmt.

Nr.	Gefährdung	Risiko	Maßnahme (TOP)	Verantwortlich	Frist	Status
1	Stolpergefahr durch lose Kabel am Bildschirmarbeitsplatz	Mittel	T: Kabelkanäle installieren	Herr Meier (Haustechnik)	28.02.2025	Offen
2	Ergonomische Belastung durch nicht einstellbare Bürostühle	Mittel	T: Ergonomische Stühle beschaffen	Frau Weber (Einkauf)	31.03.2025	In Bearbeitung
3	Blendung durch direkte Sonneneinstrahlung	Gering	T: Sonnenschutzfolien anbringen	Herr Meier (Haustechnik)	30.04.2025	Offen
4	Psychische Belastung durch häufige Arbeitsunterbrechungen	Mittel	O: Ruhezeiten und Fokuszeiten einführen	Frau Schulz (Teamleitung)	15.02.2025	Erledigt
5	Fehlende Unterweisung zu Bildschirmarbeit	Hoch	P: Unterweisung gemäß ArbStättV durchführen	Rico Langbein (SiFa)	31.01.2025	Erledigt

Risikomatrix zur Bewertung

Die Risikomatrix ist ein unverzichtbares Werkzeug für die objektive Bewertung von Gefährdungen. Sie kombiniert zwei Dimensionen – die Wahrscheinlichkeit des Eintritts und die Schwere des möglichen Schadens – zu einer Gesamtbewertung. Auf Basis dieser Bewertung legen Sie die Priorität der Maßnahmen fest.

Wahrscheinlichkeit ↓ / Schwere →	Gering	Mittel	Schwer	Sehr schwer / Tödlich
Unwahrscheinlich	1 – Akzeptabel	2 – Gering	3 – Mittel	4 – Erheblich
Möglich	2 – Gering	4 – Erheblich	6 – Hoch	8 – Sehr hoch
Wahrscheinlich	3 – Mittel	6 – Hoch	9 – Sehr hoch	12 – Inakzeptabel
Sehr wahrscheinlich	4 – Erheblich	8 – Sehr hoch	12 – Inakzeptabel	16 – Sofortmaßnahme

Risikowerte ab 6 erfordern zeitnahe Maßnahmen. Ab einem Wert von 9 sollten Sie sofort handeln und gegebenenfalls den Arbeitsbereich bis zur Umsetzung geeigneter Schutzmaßnahmen sperren. Ein Risikowert von 12 oder höher bedeutet: Sofortige Einstellung der Tätigkeit, bis wirksame Schutzmaßnahmen umgesetzt sind.

Das TOP-Prinzip bei der Maßnahmenfestlegung

Bei der Festlegung von Schutzmaßnahmen gilt das sogenannte TOP-Prinzip (auch als STOP-Prinzip mit Substitution erweitert). Es beschreibt eine Rangfolge, die gesetzlich in § 4 ArbSchG verankert ist: Technische Maßnahmen haben stets Vorrang vor organisatorischen, und diese wiederum vor personenbezogenen Maßnahmen. Der Grund liegt darin, dass technische Lösungen die Gefährdung an der Quelle beseitigen und nicht von der Mitwirkung einzelner Personen abhängen.

Technische Maßnahmen (T)

Technische Maßnahmen zielen darauf ab, die Gefährdung durch bauliche oder technische Veränderungen zu beseitigen oder zu minimieren. Beispiele sind die Installation von Schutzgittern an Maschinen, die Verbesserung der Lüftungsanlage, der Einbau von Absturzsicherungen oder die Verwendung geräuscharmer Werkzeuge. Diese Maßnahmen wirken unabhängig vom Verhalten der Beschäftigten und bieten daher den höchsten Schutz.

Organisatorische Maßnahmen (O)

Organisatorische Maßnahmen betreffen die Arbeitsorganisation und -abläufe. Dazu gehören die Einführung von Schichtplänen zur Begrenzung der Expositionszeit, die Erstellung von Betriebsanweisungen, die Regelung von Zugangsberechtigungen, die Einrichtung von Pausenregelungen oder die Festlegung von Prüffristen für Arbeitsmittel. Sie ergänzen die technischen Maßnahmen und schaffen einen organisatorischen Rahmen für sicheres Arbeiten.

Personenbezogene Maßnahmen (P)

Personenbezogene Maßnahmen richten sich direkt an die Beschäftigten. Hierzu zählen die Bereitstellung und Verwendung von Persönlicher Schutzausrüstung (PSA), Unterweisungen, Schulungen und arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen. Sie sind die letzte Schutzebene und kommen nur dann zum Einsatz, wenn technische und organisatorische Maßnahmen allein nicht ausreichen.

Dokumentationspflichten nach § 6 ArbSchG

Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ist keine freiwillige Empfehlung, sondern eine gesetzliche Pflicht. Gemäß § 6 Abs. 1 ArbSchG muss der Arbeitgeber über die folgenden Punkte Unterlagen verfügen:

1. Das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, also die ermittelten Gefährdungen und deren Bewertung. 2. Die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes, einschließlich der Zuordnung zu verantwortlichen Personen und Umsetzungsfristen. 3. Das Ergebnis der Wirksamkeitsüberprüfung, also die Kontrolle, ob die Maßnahmen den gewünschten Schutz bieten.

Die Form der Dokumentation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – sie kann in Papierform oder digital erfolgen. Entscheidend ist, dass die Unterlagen jederzeit verfügbar sind und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorgelegt werden können. Für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten gelten nach § 6 Abs. 1 Satz 4 ArbSchG vereinfachte Dokumentationsanforderungen, sofern die zuständige Behörde dies bestimmt hat.

Wann muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt in § 3 Abs. 1 ArbSchG, dass der Arbeitgeber die Maßnahmen des Arbeitsschutzes „auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen“ hat. Konkret bedeutet das: Eine Aktualisierung ist in folgenden Situationen zwingend erforderlich:

Änderung der Arbeitsbedingungen: Wenn neue Maschinen angeschafft, Arbeitsverfahren geändert oder neue Gefahrstoffe eingeführt werden, muss die Gefährdungsbeurteilung angepasst werden. Das gilt auch für bauliche Veränderungen am Arbeitsplatz oder die Umstrukturierung von Abteilungen.

Nach Arbeitsunfällen oder Beinahe-Unfällen: Jeder Arbeitsunfall zeigt, dass die bestehenden Schutzmaßnahmen möglicherweise nicht ausreichend waren. Die Gefährdungsbeurteilung muss in diesem Fall überprüft und gegebenenfalls ergänzt werden.

Neue Erkenntnisse: Wenn sich der Stand der Technik ändert, neue arbeitsmedizinische Erkenntnisse vorliegen oder Grenzwerte angepasst werden, ist eine Aktualisierung erforderlich. Auch Änderungen in Gesetzen, Verordnungen oder technischen Regeln können eine Überarbeitung notwendig machen.

Regelmäßige Überprüfung: Auch ohne konkreten Anlass empfehlen die Berufsgenossenschaften eine regelmäßige Überprüfung – in der Regel jährlich oder spätestens alle zwei Jahre. In Bereichen mit hohem Gefährdungspotenzial kann ein kürzerer Turnus sinnvoll sein.

Konsequenzen bei fehlender oder mangelhafter Gefährdungsbeurteilung

Wer als Arbeitgeber keine Gefährdungsbeurteilung erstellt oder dokumentiert, handelt ordnungswidrig. Die Konsequenzen können erheblich sein – sowohl finanziell als auch strafrechtlich, insbesondere wenn es zu einem Arbeitsunfall kommt und keine ordnungsgemäße Gefährdungsbeurteilung vorliegt.

Darüber hinaus kann die Berufsgenossenschaft bei fehlender Gefährdungsbeurteilung den Beitragszuschlag erhöhen. Im Schadensfall kann der Unfallversicherungsträger zudem Regressansprüche gegen den Arbeitgeber geltend machen, wenn nachweislich grob fahrlässig gehandelt wurde. Eine vollständige und aktuelle Gefährdungsbeurteilung ist daher auch ein wichtiger Schutz für Sie als Unternehmer.

Häufige Fehler bei der Erstellung – und wie Sie diese vermeiden

In unserer langjährigen Beratungspraxis bei ARBY Arbeitssicherheit stoßen wir immer wieder auf dieselben typischen Fehler bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen. Wenn Sie diese Fallstricke kennen, können Sie sie von Anfang an vermeiden und sparen sich Zeit, Kosten und möglichen Ärger bei Betriebsprüfungen.

Fehler 1: Allgemeine Formulierungen statt konkreter Angaben

Eine Gefährdungsbeurteilung mit dem Eintrag „allgemeine Bürogefahren“ ist wertlos. Jede Gefährdung muss konkret benannt werden: Welche Gefährdung besteht wo, für wen und unter welchen Umständen? Statt „Stolpergefahr“ schreiben Sie „Stolpergefahr durch lose Netzwerkkabel zwischen Schreibtisch und Drucker in Raum 2.04″.

Fehler 2: Keine Risikobewertung durchgeführt

Viele Betriebe listen Gefährdungen auf, bewerten diese aber nicht. Ohne Risikobewertung fehlt die Grundlage für die Priorisierung der Maßnahmen. Verwenden Sie eine Risikomatrix, wie oben dargestellt, und dokumentieren Sie die Bewertung nachvollziehbar.

Fehler 3: Maßnahmen ohne Verantwortliche und Fristen

Eine Maßnahme wie „Schutzgitter anbringen“ ohne Angabe einer verantwortlichen Person und eines Umsetzungstermins wird erfahrungsgemäß nie umgesetzt. Benennen Sie immer eine konkrete Person (mit Name und Funktion) und setzen Sie realistische, aber verbindliche Fristen.

Fehler 4: Psychische Belastungen ignoriert

Seit 2013 ist die Berücksichtigung psychischer Belastungen in § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG ausdrücklich vorgeschrieben. Trotzdem fehlt dieser Bereich in vielen Gefährdungsbeurteilungen. Die Aufsichtsbehörden achten zunehmend darauf – stellen Sie sicher, dass auch psychische Belastungsfaktoren systematisch erfasst und bewertet werden.

Fehler 5: Keine Wirksamkeitskontrolle

Die Umsetzung einer Maßnahme allein reicht nicht aus. Sie müssen dokumentieren, dass die Maßnahme tatsächlich wirksam ist. Planen Sie die Wirksamkeitskontrolle bereits bei der Maßnahmenfestlegung ein und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.

Wer darf eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Die Verantwortung für die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung liegt gemäß § 3 ArbSchG beim Arbeitgeber. Er kann diese Aufgabe jedoch an fachkundige Personen delegieren – etwa an Führungskräfte, an die betriebliche Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) oder an externe Dienstleister. Die Delegation muss schriftlich erfolgen und die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber bestehen.

In der Praxis werden Gefährdungsbeurteilungen häufig von der Fachkraft für Arbeitssicherheit gemeinsam mit dem Betriebsarzt und den zuständigen Führungskräften erstellt. Dieses Zusammenwirken ist sinnvoll, da verschiedene Perspektiven einfließen und die Beurteilung dadurch vollständiger wird. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit bringt das fachliche Know-how ein, der Betriebsarzt die arbeitsmedizinische Expertise und die Führungskraft die Kenntnis der konkreten Arbeitsabläufe vor Ort.

Wenn Ihr Betrieb keinen eigenen Arbeitsschutzexperten beschäftigt, können Sie die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung an einen externen Dienstleister vergeben. ARBY Arbeitssicherheit Buley bietet diese Leistung als Teil der SiFa-Betreuung oder als Einzelleistung an. Rico Langbein und sein Team erstellen rechtssichere Gefährdungsbeurteilungen für Betriebe aller Branchen in Berlin und Brandenburg.

Besondere Gefährdungsbeurteilungen: Wann reicht die allgemeine GBU nicht aus?

Neben der allgemeinen Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG fordern zahlreiche Spezialverordnungen eigene, themenspezifische Gefährdungsbeurteilungen. Diese haben besondere Anforderungen an Inhalt und Umfang. Folgende Sonderformen sollten Sie kennen:

Art der Gefährdungsbeurteilung	Rechtsgrundlage	Besonderheit
Gefahrstoff-GBU	§ 6 GefStoffV	Substitutionsprüfung, Expositionsermittlung, Arbeitsplatzgrenzwerte
Mutterschutz-GBU	§ 10 MuSchG	Anlassunabhängig für jeden Arbeitsplatz, Beschäftigungsverbote prüfen
GBU für Arbeitsmittel	§ 3 BetrSichV	Vor erstmaliger Verwendung, Prüffristen festlegen
Biologische Arbeitsstoffe-GBU	§ 4 BioStoffV	Schutzstufen festlegen, Hygieneplan erstellen
Lärm- und Vibrations-GBU	§ 3 LärmVibrationsArbSchV	Messungen, Expositionsgrenzwerte, Gehörschutzprogramm
Baustellenspezifische GBU	§ 2 BaustellV	SiGe-Plan bei mehreren Gewerken, Koordination
Psychische GBU	§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG	Standardisierte Erhebungsmethoden, Maßnahmenableitung

Insbesondere die Mutterschutz-Gefährdungsbeurteilung nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) wird häufig übersehen. Seit 2018 muss jeder Arbeitgeber für jeden Arbeitsplatz – unabhängig davon, ob dort aktuell eine schwangere oder stillende Frau beschäftigt ist – eine anlassunabhängige Beurteilung durchführen. Diese muss bereits vorliegen, bevor eine Schwangerschaft gemeldet wird.

Checkliste: Ist Ihre Gefährdungsbeurteilung vollständig?

Nutzen Sie die folgende Checkliste, um zu prüfen, ob Ihre Gefährdungsbeurteilung alle wesentlichen Anforderungen erfüllt. Wenn Sie bei einem Punkt unsicher sind, empfehlen wir Ihnen die Beratung durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Fazit: Die Gefährdungsbeurteilung als Fundament Ihres Arbeitsschutzes

Eine korrekt aufgebaute und vollständig dokumentierte Gefährdungsbeurteilung schützt nicht nur Ihre Beschäftigten vor Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten, sondern auch Sie als Arbeitgeber vor rechtlichen Konsequenzen. Der systematische Aufbau in sieben Schritten – von der Festlegung der Arbeitsbereiche über die Gefährdungsermittlung und Risikobewertung bis zur Wirksamkeitskontrolle – stellt sicher, dass kein wesentlicher Aspekt übersehen wird.

Nutzen Sie die in diesem Ratgeber vorgestellte Mustervorlage als Ausgangspunkt für Ihre eigene Gefährdungsbeurteilung. Passen Sie die Struktur an die spezifischen Gegebenheiten Ihres Betriebs an und vergessen Sie nicht die regelmäßige Aktualisierung. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung, Überprüfung oder Aktualisierung Ihrer Gefährdungsbeurteilungen benötigen, steht Ihnen das Team von ARBY Arbeitssicherheit Buley in Berlin-Reinickendorf gerne zur Seite.